Menu

Sistem Pengendalian Intern

Penulis: Tim Editor | Kategori: Manajemen | Tanggal Terbit: | Dilihat: 716 kali

Pengertian Sistem Pengendalian Intern

Pengendalian intern adalah rencana organisasi dan metode bisnis yang dipergunakan untuk menjaga aset, memberikan informasi yan akurat dan andal mendorong dan memperbaiki efisensi jalannya organisasi serta mendorong kesesuaian dengan kebijakan yang telah ditetapkan (Romney 2016). Pengendalian intern adalah seperangkat kebijakan dan prosedur untuk melindungi aset atau kekayaan perusahaan dari segala bentuk tindakan penyalahgunaan, menjamin tersedianya informasi akuntansi perusahaan yang akurat, serta memastikan bahwa semua ketentuan (peraturan) hukum/undang-undang serta kebijakan manajemen telah dipatuhi atau dijalankan sebagaimana mestinya oleh seluruh karyawan perusahaan (Hery 2013).

Sistem pengendalian intern (internal control) adalah suatu sistem pengendalian yang meliputi struktur organisasi beserta semua metode dan ukuran yang diterapkan dalam perusahaan dengan tujuan untuk: 

  1. Mengamankan aktiva perusahaan
  2. Mengecek kecermatan dan ketelitian data akuntansi
  3. Meningkatkan efisiensi
  4. Mendorong agar kebijakan manajemen dipatuhi oleh segenap jajaran organisasi (Widjajanto 2011).

Prinsip Dasar Sistem Pengendalian Intern

Prinsip dasar yang perlu dipahami mengenai sistem pengendalian intern bagi suatu entitas organisasiatau perusahaan, yaitu:

  1. Sistem pengendalian internpmerupakan pertanggungjawaban manajemen. Bahwa sesungguhnya yang paling berkepentingan terhadap sistem pengendalian intern suatu entitas organisasi/perusahaan adalah manajemen dan untuk lebih tegasnya adalah pimpinan perusahaan, karena dengan sistem yang baik itulah pimpinan perusahaan dapat mengaharapkan kebijakannya dipatuhi, aktiva/harta perusahaan dilindungi dan penyelenggaraan pencatatan berjalan baik. Pimpinan perusahaan bertanggungjawab menyusun sistem pengendalian intern yang tentu saja dilaksanakan oleh para bawahannya.
  2. Sistem pengendalian intern seharusnya bersifat generik, mendasar dan dapat diterapkan pada tiap perusahaan pada umumnya (tidak boleh jika hanya berlaku untuk suatu perusahaan tertentu saja, melainkan harus ada hal-hal yang bersifat dasar yang berlaku umum)
  3. Sifat sistem pengendalian intern adalah reasonable assurance, artinya tingkat rancangan yang telah didesain adalah yang paling optimal. Sistem pengendalian yang baik adalah bukannya yang
    paling maksimal melainkan yang mampu memberikan keyakinan yang memadai untuk mendorong tercapainya tujuan perusahaan.
  4. Sistem pengendalian intern memiliki beberapa keterbatasan, sebaik-baiknya kontrol tetapi kalau karyawan yang melaksanakannya tidakcakap atau kolusi maka tujuan pengendalian itu mungkintidak tercapai.
  5. Sistem pengendalian intern harus selalu dan terus-menerus dievaluasi, diperbaiki, dan disesuaikan dengan perkembangan kondisi dan teknologi  (Gondodiyoto 2009).

Tujuan Sistem Pengendalian Intern

Tujuan dirancangnya sistem pengendalian intern yang sudah mencakup lingkup yang lebih luas pada hakekatnya adalah:

  1. Pencatatan, pengolahan data danpenyajian informasi yang dapat dipercaya
    Pimpinan hendaknya memiliki informasi yang benar dan tepat dalam rangka melaksanankan kegiatannya. Mengingat bahwa berbagai jenis informasi dipergunakan untuk bahan mengambil keputusan sangat penting, artinya karena itu suatu mekanisme atau sistem yang dapat mendukung penyajian informasi yang akurat sangat diperlukan oleh pimpinan perusahaan.
  2. Mengamankan aktiva perusahaan
    Pengamanan atas berbagai harta benda (termasuk catatan pembukuan/file/database) menjadi semakin penting dengan adanya
    komputer. Data/informasi yang begitu banyaknya yang disimpan di dalam media komputer seperti magnetic tape, disket, dan USB yang dapat dirusak apabila tidak diperhatikan pengamanannya.
  3. Meningkatkan efektifitas dan efisiensi operasional
    Pengawasan dalam suatu organisasi merupakan alat untuk mencegah penyimpangantujuan organisasi, mencegah penghamburan usaha, menghindarkan pemborosan dalam setiap segi dunia usaha dan mengurangi setiap jenis penggunaan sumber-sumber yang ada secara tidak efisien.
  4. Mendorong pelaksanaan kebijaksanaan dan peraturan (hukum) yang ada
    Pimpinan menyusun tata cara dan ketentuan yang dapat dipergunakan untuk mencapai tujuan perusahaan. Sistem pengendalian intern berarti memberikan jaminan yang layak bahwa semuanya itu telah dilaksanakan oleh karyawan perusahaan.

Sistem pengendalian intern dirancang dengan tujuan untuk: mengamankan aset organisasi, memperoleh informasi yang akurat dan dapat dipercaya, mendorong efektifitas, efisiensi, dan ekonomisnya kegiatan operasi organisasi, mendorong kepatuhan pelaksanaan terhadap kebijakan organisasi serta kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku.

Unsur-unsur pokok sistem pengendalian intern

Unsur-unsur pokok sistem pengendalian intern dapat berjalan dengan baik, maka suatu sistem pengendalian intern harus memiliki unsur-unsur pokok sebagai berikut : (Mulyadi, 2013)

  1. Stuktur Organisasi yang Memisahkan Tanggung Jawab Fungsional Secara Tegas
    Struktur organisasi merupakan kerangka (frame work) pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melakukan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan. Pembagian tanggung jawab tersebut didasarkan pada prinsip-prinsip berikut ini:
    1. Ada pemisahan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi akuntansi. Fungsi operasi adalah suatu fungsi yang memiliki wewenang untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan operasi misalnya penjualan. Setiap kegiatan dalam perusahaan memerlukan otorisasi dari manajer fungsi yang berwewenang untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan tersebut.
    2. Sebuah fungsi tidak diperkenankan memiliki tanggung jawab penuh untuk melaksanakan semua tahap suatu transaksi. Hal ini untuk menghindari kecurangan dan pemborosan serta tindakan yang bisa merugukan perusahaan.
    Pemisahan tanggung jawab fungsional dalam melaksanakan transaksi-transaksi perusahaan dilaksanakan untuk membagi tahap-tahap transaksi kepada setiap manajer unit yang terkait, sehingga semua tahap transaksi tidak diselesaikan oleh satu unit saja. Dalam melaksanakan suatu transaksi terdapat internal checkdi antara unit organisasipelaksana sehingga pencatatan transaksi yang dilakukan dapat memperlihatkan transaksi yang sesungguhnya.
  2. Sistem Wewenang dan Prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, hutang, pendapatan, dan biaya
    Setiap perusahaan atau organisasi dalam melakukan transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Maka dari itu, harus dibuat sistem yang mengatur mengenai pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya semua transaksi. Penggunaan formulir harus selalu diawasi untuk mengontrol pelaksanaannya karena akan menjadi dasar dalam pencatatan transaksi dalam catatan akuntansi. Pada akhirnya prosedur pencatatan yang baik akan menjamin data yang disimpan dalam tiap formulir dicatat ke dalam catatan akuntansi dengan tingkat ketelitian dan keandalan yang tinggi sehingga akan menghasilkan informasi yang teliti dan dapat dipercaya mengenai kekayaan, hutang, pendapatan, dan biaya suatu organisasi/perusahaan.
  3. Pelaksanaan Kerja yang Sehat dalam Melaksanakan Tugas dan Fungsi Setiap Unit Organisasi
    Pembagian tanggung jawab fungsional dan sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana dengan baik jika tidak adanya cara untuk menjadikan pelaksanaan kerja yang sehat dalam menjalankannya.
    Cara yang bisa ditempuh oleh sebuah organisasi dalam menciptakan pelaksanaan kerja yang sehat adalah sebagai berikut: (Mulyadi, Sistem Akuntansi, Edisi Ketiga, Cetakan Keempat 2013)
    1. Menggunakan formulir bernomor urut tercetak yang pemakaiannya harus dapat dipertanggungjawabkan oleh yang bersangkutan. Hal ini dikarenakan formulir merupakan alat untuk memberikan otorisasi terlaksananya transaksi dan kontrol serta pencegahan dari tindakan kecurangan yang merugikan perusahaan.
    2. Pemeriksaan mendadak yang dilakukan tanpa adanya pemberitahuan kepada pihak yang akan diperiksa dengan jadwal waktu yang tidak teratur supaya mendorong karyawan melaksanakan tugasnya sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan.
    3. Setiap orang atau unit organisasi tidak diperkenankan melaksanakan transaksi dari awal sampai akhir tanpa adanya campur tangan dari pihak lain. Hal ini akan menjadikan internal checkterhadap pelaksanaan tugas setiap unit organisasi yang terkait sehingga per unit organisasi akan melaksanakan kerja yang sehat dalam menjalankan tugasnya.
    4. Perputaran jabatan yang diadakan secara rutin untuk menjaga independensi tiap karyawan dalam melaksanakan tugasnya dan mengindari konspirasi diantara mereka.
    5. Kewajiban untuk pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak. Dengan demikian karyawan yang cuti tersebut akan digantikan sementara oleh karyawan yang lain sehingga jika terjadi tindak kecurangan dalam departemen yang bersangkutan, diharapkan dapat terungkap oleh karyawan yang bertugas menggantikan posisi yang cuti tersebut.
    6. Secara periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan catatan yang ada. Hal ini untuk menjaga kekayaan organisasi dan mengecek ketelitian serta keandalan catatan akuntansinya.
    7. Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek efektifitas unsur-unsur sistem pengendalian intern yang lain. Unit organisasi ini biasanya disebut dengan satuan pengawas intern. Supaya efektif maka petugas tersebut tidak harus melaksanakan fungsi operasi, fungsi penyimpanan, dan fungsi akuntansi tetapi hanya mengecek setiapkegiatan tersebut kemudian melaporkan dan bertanggung jawab langsung kepada manajemen puncak/pimpinan perusahaan. Dengan adanya satuan pengawas intern ini maka akan menjamin efektifitas unsur-unsur sistem pengendalian intern demi menjaga kekayaan perusahaan yang terjamin keamanannya serta ketelitian dan keandalan dalam data akuntansinya. (Mulyadi, Sistem Akuntansi, Edisi Ketiga, Cetakan Keempat 2013)
  4. Karyawan yang Berkualitas Sesuai dengan Tanggung Jawab yang Dipikulnya
    Karyawan yang berkualitas sesuai dengan tanggung jawab yang dipikunya adalah unsur pokok dalam sistem pengendalian inten yang paling penting. Hal ini dikarenakan sebaik-baiknya struktur organisasi, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan serta pelaksanaan kerja yang sehat, semuanya akan tergantung pada setia karyawan yang melaksanakannya. Seandainya perusahaan memiliki karyawan yang jujur dan kompeten, maka unsur pengendalian yang lain dapat dikurangi sampai batas minimum dan perusahaan tetap mampu menghasilkan pertanggung jawaban keuangan yang dapat diandalkan.
    Karyawan yang jujur dan kompeten di bidangnya akan melaksanakan tanggung jawabnya secara efektif dan efisien meskipun ketiga unsur sistem pengendalian yang lain hanya sedikir mendukungnya. Namun sebaliknya jika karyawan yang dimiliki oleh perusahaan adalah karyawan yang tidak jujur dan kompeten maka ketiga unsur sistem pengendalian yang lain tidak akan mendukung apa-apa sehingga tujuan dari perusahaan/organisasi tidak akan tercapai.
    Cara untuk mendapatkan karyawan yang jujur dan kompeten adalah sebagai berikut: (Nuraini 2014)
    1. Seleksi karyawan yang berdasarkan pada persyaratan yang dituntut oleh pekerjaannya. Program yang bagus dalam proses seleksi akan menjamin diperolehnya karyawan yang jujur dan kompeten dibidangnya.
    2. Pengembangan pendidikan karyawan selama menjadi karyawan perusahaan yang sesuai dengan tuntutan dan bidang perkembangan pekerjaannya